ホームページの保守を頼んでいるけれど、何をしてもらっているのか聞かれると答えにくい。反対に、保守契約がなくても今のところ表示できているので、必要なのか判断できない。管理を引き継いだ担当者なら、どちらも迷うところです。
まず確認したいのは、契約の名前より「誰が、何を、いつ確認するか」です。ホームページの保守という言葉だけでは、含まれる仕事は分かりません。
「表示できている」の先にも、確認することがあります
サイトを開けることは大切です。ただ、TOPが表示できても、お問い合わせメールが届いていない、古い案内が残っている、更新や契約の期限が近づいている、といった問題は別に起こり得ます。
そこで、管理する仕事を四つに分けてみます。これは契約の共通規格ではなく、担当範囲を話し合うための整理です。
| 管理するもの | 確認したいこと | 残しておきたい記録 |
|---|---|---|
| 契約と期限 | ドメイン・サーバーの契約者、更新日、支払い方法 | 契約先、更新通知を受ける担当 |
| サイトの仕組み | WordPress・テーマ・プラグイン等の更新状況 | 確認日、変更内容、保留理由 |
| 復旧の備え | バックアップの対象、保存先、戻す方法 | 取得結果、復元を依頼する窓口 |
| 利用者の動線 | 主要ページ、連絡先、フォーム等の動作 | 確認したページと結果、残った課題 |
この表に担当者を書き込めない欄があれば、そこが最初の相談事項です。全部を外注する必要はありません。社内で持つ仕事と、専門的な確認を任せる仕事を決めます。
更新ボタンを押すことだけが保守ではありません
WordPressは本体だけでなく、テーマやプラグインも組み合わさって動きます。更新のお知らせがあるかを見る作業と、実際に更新して問題がないか確かめる作業は分けて考えてください。
たとえば、更新前は正常だった予約画面が、更新後も使えるか。TOPだけでなく、そのサイトで大切な機能まで確認する必要があります。何をチェックするかは、更新前に決めておくと確認漏れを減らせます。
また、更新を保留した場合も「何もしていない」で終わらせないことが大切です。理由、次に確認する時期、更新までに必要な調査を記録しておくと、担当者が変わっても事情を追えます。
保守報告で聞きたいこと
「更新しました」だけでなく、何を変更し、どのページや機能を確認したか。未対応の項目があれば、理由と次の対応も聞いてみてください。
バックアップは「あるか」より「戻せるか」まで
保存先は分かるでしょうか。サイトのファイルとデータベースの両方が対象でしょうか。不具合が起きたとき、誰に復元を頼めるでしょうか。
WordPressのバックアップの説明でも、ファイルとデータベースを区別しています。データが保存されていても、それだけで復旧の段取りまで決まっているとは限りません。
問い合わせや予約など、日々新しい情報が増えるサイトは、とくに戻す時点の選び方が重要です。古い状態へ戻すことで失われるデータもあるため、作業前に影響を確認します。
お知らせの更新やSEOは、同じ契約に含まれるとは限りません
営業時間を変える、商品写真を差し替える、記事を追加する。こうした情報の更新も必要ですが、技術的な保守とは別料金になっている場合があります。
アクセス解析や検索からの集客改善も同じです。保守契約があるという理由だけで、記事作成や検索順位の改善まで任せていると思い込まないようにしましょう。
依頼するときは、「サイトを維持する仕事」と「中身を更新・改善する仕事」を分けて確認すると、希望を伝えやすくなります。必要な仕事が両方あれば、まとめて相談して構いません。
社内に詳しい人がいない会社なら、この分担から始められます
経営者や事務担当者が、プラグインの更新内容を毎回読み解く体制にする必要はありません。一方、技術担当だけでは、臨時休業や価格変更が正しいかを判断できません。技術の確認と、会社として正しい情報の確認を分けると、任せる範囲がはっきりします。
| 場面 | 社内に残す役割 | 保守担当と決める役割 |
|---|---|---|
| 営業時間を変更する | 新しい時間と公開日を承認する | 掲載場所を確認し、依頼範囲内で修正する |
| 更新通知が出た | 業務が止まると困る時間を知らせる | 対応条件を調べ、バックアップ・更新・確認を進める |
| フォームが届かない | 届いていない日時と業務への影響を伝える | 送信処理と受信経路を調べ、修正範囲を見積もる |
「何かあったら連絡してください」だけでは、気づく人がいないままになります。定期確認を誰が担うか、会社に届いた更新・契約通知を誰へ転送するかまで決めておきましょう。
保守報告は、次の四つが読めれば確認しやすい
- 実施：変更した対象と日付。
- 確認：表示・操作・メール到着など、どこまで調べたか。
- 保留：実施しなかった理由と、追加判断が必要なこと。
- 次回：誰が、いつまでに何をするか。
たとえば「フォーム確認済み」なら、画面だけ見たのか、通知の到着まで確認したのかを聞いてください。難しい専門用語がなくても、管理の中身を確かめる質問はできます。
最初は、今の分担が分かる一覧を一枚作る
契約書を読み直しても判断できなければ、冒頭の四つの項目をもとに、分かる範囲を書き出してみてください。「不明」と残すだけでも、調べる順番が見えてきます。
- ドメイン・サーバーの契約と更新は誰が管理するか。
- WordPress等の更新判断と作業は誰が行うか。
- 不具合が出たら、最初にどこへ連絡するか。
- 文章・画像の変更や、集客の改善は誰が担当するか。
Sole Collectでは、担当範囲が決まっていない段階から管理状況を整理します。ホームページ管理・保守の対応内容を確認し、現在の契約や困りごとをお知らせください。
毎月の確認を具体化したい方は、ホームページの月次点検表もお使いいただけます。
